FAQ sur le PASSE SANITAIRE en entreprise : CONDITIONS D’APPLICATION DANS LES ENTREPRISES
FAQ sur le PASSE SANITAIRE : CONDITIONS D’APPLICATION DANS LES ENTREPRISES
Faut-il prévoir l’intégration de dispositions particulières dans le règlement intérieur ?
Non. Les dispositions relatives à l’obligation vaccinale s’imposent de par la loi aux employeurs comme aux salariés. A ce titre, elles n’ont pas à y figurer.
Qui pourra contrôler les justificatifs des clients dont la loi impose la présentation ? Des salariés pourront-ils procéder à ce contrôle ?
Les responsables des lieux et établissements ou les organisateurs des évènements dont l’accès est subordonné à la présentation du pass sanitaire sont autorisés à contrôler les justificatifs. Ils doivent habiliter nommément les personnes autorisées à contrôler les justificatifs pour leur compte. Ils doivent également tenir un registre détaillant les personnes ainsi habilitées et la date de leur habilitation, ainsi que les jours et horaires des contrôles effectués par ces personnes.
Les personnes habilitées contrôlent le pass du public à l’entrée en scannant le QR Code présent sur les documents numériques ou papier, au moyen de l’application mobile dénommée « TousAntiCovid Vérif ».
Cette application permet à ces personnes de lire les noms, prénoms et date de naissance de la personne concernée par le justificatif, ainsi que le statut valide ou non du pass.
Peut-on demander à un salarié d’utiliser son matériel personnel (téléphone notamment) pour contrôler le pass sanitaire des clients ?
L’obligation de procéder au contrôle des passes sanitaires reposant sur la responsabilité du gestionnaire du lieu où ils sont exigés, il appartient au gestionnaire de fournir les équipements nécessaires à l’accomplissement de ce contrôle dès lors qu’il le confie à un ou plusieurs salariés.
L’usage du téléphone portable personnel d’un salarié, avec son accord, est possible, mais il ne peut lui être imposé et en tout état de cause ne saurait avoir pour effet d’entrainer des frais qui resteraient à sa charge.
Lorsque le responsable de l’établissement visé par l’obligation de présentation du pass sanitaire n’est pas l’employeur, qui est en charge du contrôle ?
Seul le responsable de l’établissement est autorisé à procéder aux contrôles des justificatifs requis pour y accéder.
Dans ce cadre, l’employeur – qui n’est pas responsable d’établissement – ne peut donc pas contrôler en amont le respect de l’obligation de présentation du pass sanitaire pour ses salariés qui seraient amenés, dans le cadre de leur activité professionnelle, à intervenir dans des lieux soumis à cette obligation.
Il est en revanche fondé à informer dès que possible les salariés concernés de cette obligation et des conséquences sur la relation de travail en cas de non-respect de celle-ci.
L’employeur peut également informer ces mêmes salariés de la possibilité, s’ils le souhaitent, de lui présenter leur justificatif de statut vaccinal complet. Cette mesure dérogatoire lui permet de conserver le résultat du contrôle et de délivrer un titre spécifique permettant ensuite une vérification simplifiée destinée à faciliter le contrôle du pass à l’entrée de l’établissement.
Les travaux parlementaires autour de la loi du 5 août évoquent de manière assez large « un titre spécifique visible ou facilement présentable permettant de simplifier et d’accélérer la vérification de leur statut vaccinal ». Ces dispositions visant à simplifier le contrôle quotidien du pass des personnes décidant de communiquer leur statut vaccinal à leur employeur, ce titre spécifique peut prendre des formes assez variées (badge dédié ou vignette apposée sur le badge habituel d’accès, par exemple). Il ne pourra être utilisé que dans le strict cadre professionnel.
Enfin, les salariés concernés qui ne peuvent pas présenter un pass sanitaire sont également invités, dans le cadre de l’exécution loyale de leur contrat de travail et afin de faciliter l’organisation du travail, à en informer dès que possible leur employeur.
Lorsque l’employeur n’est pas le responsable d’établissement et ne contrôle pas lui-même le salarié, le salarié qui ne pourrait pas accéder aux locaux pour non-présentation du pass doit-il informer son employeur ?
En application de l’article L. 1222-1 du code du travail : « le contrat de travail est exécuté de bonne foi. ». De cet article découle donc une obligation d’exécution loyale du contrat de travail. Ainsi, quel qu’en soit le motif, le salarié qui ne peut pas venir exécuter son contrat de travail doit en informer son employeur. De telles obligations générales sont souvent reprises dans les règlements intérieurs des entreprises.
La non-présentation du pass sanitaire n’est pas un accident ou une circonstance exceptionnelle imprévisible dans la mesure où l’employeur comme le responsable d’établissement sont informés de leurs obligations légales et réglementaires et en ont fait état aux salariés concernés. Le salarié ne se trouve donc pas placé dans une situation qu’il n’a pu anticiper. Le salarié qui ne pourrait pas accéder aux locaux doit donc prévenir, le plus rapidement possible et par tout moyen, son employeur.
Les employeurs de salariés qui devraient présenter le pass sanitaire dans l’exercice de leur activité professionnelle sont ainsi invités à aborder avec les salariés les modalités de communication de ces informations afin que celle-ci puisse se faire de la manière la plus simple pour chacune des parties.
Par exemple lorsque le salarié est seul dans l’établissement situé dans un plus grand établissement, tel un commerce dans un centre commercial, le contrôle du respect de l’obligation de présentation du pass sanitaire par le salarié du commerce sera assuré par le responsable du centre commercial. Si le salarié ne présente pas son pass sanitaire, il ne pourra pas accéder au centre commercial et devra alors, au titre de l’exécution loyale de son contrat de travail, informer immédiatement et par tout moyen son employeur de la situation.
Explications :
L’exécution loyale du contrat de travail est prévue à l’article L1222-1 : « Le contrat de travail est exécuté de bonne foi. ». Lorsque le salarié ne peut se rendre sur son lieu de travail il doit en informer son employeur. De telles dispositions figurent d’ailleurs en général dans les RI (cf. circulaire DRT N° 5-83 DU 15 MARS 1983).
A titre d’illustration, le défaut d’information de l’employeur de son absence à compter du lendemain pour subir une intervention chirurgicale programmée depuis deux mois, et devant entraîner un arrêt de travail prévisible de plusieurs semaines alors que la salariée savait qu’une telle absence était susceptible de perturber le fonctionnement du service justifie un licenciement, la Cour de cassation ayant même retenu, en l’espèce, l’intention de nuire (Cass. soc., 21 nov. 2012, n° 11-18.686).
Qui contrôlera le respect des obligations prévues par la loi pour les salariés intérimaires ?
Le salarié intérimaire est employé par une entreprise de travail temporaire mais l’entreprise utilisatrice qui l’accueille est responsable des conditions d’exécution du travail, ce qui inclut la santé et à la sécurité au travail. Il revient donc à l’entreprise utilisatrice d’appliquer au salarié temporaire les modalités de contrôle du pass sanitaire qui s’appliquent aux salariés permanents.
Pour autant, s’agissant des personnels intérimaires ayant vocation à être mis à disposition dans les entreprises utilisatrices des secteurs où la vaccination serait obligatoire, l’entreprise de travail temporaire doit s’engager à mettre à disposition auprès de l’entreprise utilisatrice un salarié temporaire répondant à l’obligation légale de vaccination.
À cette fin, elle doit informer les salariés intérimaires concernés de cette obligation et appeler leur attention sur les conséquences quant à la poursuite de la relation contractuelle pour tout salarié qui signerait un contrat de travail temporaire ou une lettre de mission en sachant qu’il ne serait pas en mesure de remplir l’obligation le premier jour de la mission. Dès lors que le contrat de mission est exécuté, une entreprise de travail temporaire peut demander aux salariés intérimaires concernés par l’obligation vaccinale ou le pass sanitaire la présentation d’un des justificatifs requis pour l’exécution de la mission.
En tout état de cause, le contrat de mission peut être suspendu dans les mêmes conditions que le contrat de travail à durée indéterminée. La suspension du contrat ne fait pas obstacle à l’échéance du terme de la mission. L’entreprise de travail temporaire a la possibilité de recourir à un autre salarié temporaire pendant la durée de la suspension du contrat. Un autre contrat de mission est établi avec le nouveau salarié.
Qui contrôlera le respect des obligations prévues par la loi pour les salariés d’un groupement d’employeurs ?
Pendant la durée de mise à disposition d’un salarié d’un groupement d’employeur à une entreprise utilisatrice membre de ce groupement, cette dernière est responsable des conditions d’exécution du travail, ce qui inclut la santé et la sécurité au travail. Il revient donc à l’entreprise utilisatrice d’appliquer au salarié du groupement les modalités de contrôle des obligations sanitaires qui s’appliquent à ses salariés permanents.
Si le salarié du groupement ne peut accéder aux locaux, les modalités de transmission de cette information entre les entreprises utilisatrices et le groupement sont à déterminer entre ceux-ci.
Afin de pouvoir mettre à disposition des salariés en capacité d’exercer les missions, le groupement d’employeur doit informer les salariés des obligations sanitaires qui leur sont applicables pour l’exécution de leur contrat de travail, en fonction notamment des lieux d’exécution du travail prévus au contrat de travail et des conséquences sur la relation contractuelle si les salariés ne respectent pas cette obligation.
Si le salarié ne peut exécuter sa prestation de travail en raison d’une non-présentation du pass ou d’un non-respect de l’obligation vaccinale, le contrat de travail du salarié peut être suspendu en application de la procédure spécifique décrite à la question : Que peut faire un employeur lorsqu’un salarié refuse de se faire vacciner ou de présenter un pass sanitaire ?
Le groupement d’employeur peut également, sans que cela soit une obligation, proposer au salarié du groupement une nouvelle affectation sur un poste qui ne nécessite pas de présenter un pass sanitaire, en fonction des besoins de postes à pourvoir au sein des entreprises membres du groupement.
La suspension du contrat ne fait pas obstacle à l’échéance du terme du contrat, si ce dernier est à durée déterminée.
Un employeur peut-il demander la preuve à un salarié de sa vaccination ou de son pass sanitaire ?
Oui, dès lors que le salarié est amené à devoir présenter un pass sanitaire ou à être vacciné au titre de l’une des dispositions prévues par la loi, l’employeur doit procéder à la vérification du respect de son obligation par le salarié.
Lors d’un recrutement à quel moment l’employeur peut-il demander au salarié la preuve de sa vaccination ou de son pass sanitaire ?
Les personnes qui sont soumises à l’obligation vaccinale ou au pass sanitaire doivent présenter les justificatifs requis au moment de leur entrée en fonction.
L’employeur informe le candidat sélectionné de l’obligation de présenter les justificatifs au moment du recrutement et appelle l’attention sur les conséquences qui peuvent être tirées sur la poursuite de la relation contractuelle pour tout salarié qui signe un contrat de travail en sachant qu’il ne sera pas en mesure de remplir l’obligation au jour de la prise de poste.
Le traitement des données recueillies par l’employeur lors du contrôle du pass sanitaire ou de la vaccination de ses employés est-il soumis au RGPD ?
Pour les salariés soumis à l’obligation vaccinale, la loi autorise l’employeur, ou l’agence régionale de santé compétente le cas échéant, à conserver le résultat du contrôle du justificatif de statut vaccinal.
Les salariés soumis au pass sanitaire peuvent présenter à leur employeur leur justificatif de statut vaccinal complet. Dans ce cas, l’employeur peut conserver le résultat du contrôle opéré et délivrer, le cas échéant, un titre spécifique permettant ensuite une vérification simplifiée.
Attention : l’employeur ne peut pas conserver le justificatif. Autrement dit, l’employeur ne peut pas conserver le QR code mais uniquement le résultat de l’opération de vérification c’est-à-dire l’information selon laquelle le pass est valide ou non.
Les informations ainsi collectées sont des données à caractère personnel soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Comment respecter le secret médical lors du contrôle des justificatifs prévus par la loi ?
L’employeur aura connaissance du statut des personnes au regard de l’obligation de pass sanitaire via le QR code. Ce dernier ne comporte pas d’information précise sur la santé des personnes concernées : l’employeur ne sait pas par quel moyen ce pass est respecté, cela peut être par le vaccin, un test PCR, le rétablissement après une contamination par la COVID, etc.
Quel est le rôle de la médecine du travail vis-à-vis des salariés dans ce contexte ?
Les services de santé au travail sont mobilisés depuis le début de la crise sanitaire pour accompagner les entreprises et les salariés. Ils conseillent les employeurs sur les mesures de prévention contre le risque de contamination et les autres sujets liés à la crise sanitaire (par exemple le suivi des salariés souffrant de covid long ou ceux en difficulté psychique). Ils participent activement à la politique de vaccination en diffusant l’information adéquate et en participant directement, dans leurs centres ou dans d’autres lieux, aux opérations de vaccination. Les salariés et les employeurs sont ainsi encouragés à se tourner vers leur service de santé au travail pour toute question liée à la vaccination.
La loi prévoit plus spécifiquement que les personnes soumises à l’obligation vaccinale peuvent transmettre le certificat de rétablissement ou le certificat médical de contre-indication au médecin du travail compétent, qui informe l’employeur, sans délai, de la satisfaction à l’obligation vaccinale avec, le cas échéant, le terme de validité du certificat transmis.
Le temps nécessaire à la réalisation d’un test (en laboratoire ou en pharmacie, ou bien en établissement) est-il considéré comme du temps de travail ?
En l’absence de disposition législative sur le sujet, sauf stipulation conventionnelle spécifique ou décision de l’employeur, le temps nécessaire à la réalisation (y compris le temps d’attente) d’un test n’est pas du temps de travail effectif.
La vaccination peut-elle avoir lieu pendant le temps de travail ? L’autorisation d’absence pour la vaccination concerne-t-elle tous les salariés ou seulement ceux des secteurs soumis à l’obligation vaccinale ?
Tous les salariés ainsi que les stagiaires peuvent bénéficier d’une autorisation d’absence pour se faire vacciner. Ces heures d’absence sont payées et considérées comme du temps de travail effectif. Les employeurs peuvent accorder une autorisation d’absence aux salariés parents d’enfants pouvant se faire vacciner ou aux salariés en charge de majeurs protégés souhaitant se faire vacciner.
L’employeur peut demander au salarié pour justifier de son absence, la confirmation du rendez-vous de vaccination en amont ou a posteriori le justificatif de la réalisation de l’injection.
S’agissant de l’autorisation d’absence pour se faire vacciner : la durée peut-elle être limitée ?
Aucune durée maximale n’est fixée, celle-ci dépendant du temps nécessaire pour le salarié pour se rendre sur le lieu de vaccination où il a pu obtenir un rendez-vous. La durée d’absence devra toutefois être raisonnable au regard du temps de déplacement nécessaire, soit depuis le domicile du salarié, soit depuis son lieu de travail.
En cas d’absence pour vaccination, les heures non effectuées restent payées mais peuvent-elles être récupérées ?
Ces heures étant assimilées à du temps de travail effectif, elles n’ont pas à être récupérées.
La consultation du CSE est-elle nécessaire pour mettre en place le pass sanitaire ?
La mise en place du contrôle du pass sanitaire ou de l’obligation vaccinale au sein des entreprises concernées nécessite d’informer et de consulter le CSE si, en application de l’article L. 2312-8 du code du travail, cette mise en place a des conséquences sur « l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise ». En effet, l’information et la consultation du CSE est requise dès lors qu’il y a une incidence des mesures appliquées dans l’entreprise sur l’organisation de l’entreprise, quelle que soit leur source même si elles sont la conséquence de dispositions légale.
Il est dans l’intérêt des employeurs, des salariés et du bon fonctionnement du dialogue social que les représentants du personnel puissent se prononcer sur les modalités pratiques de contrôle du « pass sanitaire » et de la vaccination obligatoire. C’est un moyen pour les employeurs de communiquer sur les mesures pratiques qui ont été prises pour permettre d’assurer le contrôle des obligations sanitaires.
En raison de l’obligation qui incombe à l’employeur de contrôler le respect des obligations sanitaires portées par cette loi à compter du lendemain de sa publication, il était cependant nécessaire d’aménager les modalités d’information et de consultation du CSE.
Ainsi, dès la mise en œuvre des mesures, l’employeur en informe le CSE. Cette information déclenche le délai de consultation du CSE d’un mois. Cela signifie que l’employeur a un mois pour réunir le CSE afin qu’il puisse rendre un avis sur les mesures mises en œuvre. Le CSE se réunit pour rendre son avis trois jours après la transmission de l’ordre du jour sur le sujet. La frise ci-dessous synthétise le processus.
L’employeur peut-il imposer des jours de congés au salarié afin de laisser le temps à ce dernier de régulariser sa situation en matière de pass sanitaire ?
Non, c’est au salarié de choisir ou non d’utiliser, avec l’accord de son employeur, des jours de repos conventionnels ou de congés payés pour éviter la suspension de son contrat de travail en cas de manquement à ses obligations en matière de pass sanitaire. Toutefois, l’employeur pourra rappeler au salarié qu’il s’agit d’une solution lui permettant de régulariser la situation tout en évitant une suspension du contrat et une interruption du versement de la rémunération.
Un conseiller du salarié doit-il détenir le pass sanitaire ou respecter l’obligation vaccinale pour assister un salarié lors d’un entretien dans une entreprise qui y est soumise ?
Dans les établissements soumis à l’obligation vaccinale, le conseiller du salarié intervenant pour une tâche ponctuelle, celui-ci n’est pas tenu de se soumettre à l‘obligation vaccinale ni à la présentation du pass sanitaire. Il devra en revanche respecter les gestes barrières.
Pour le déroulement de l’entretien, il est recommandé de privilégier un lieu sans contact avec le public.
S’agissant des activités soumises à l’obligation de présentation du pass sanitaire, le conseiller du salarié devra présenter un pass sanitaire pour l’accès aux établissements dans lesquels il intervient lorsque ceux-ci sont soumis à règlementation d’accès, sauf s’il intervient dans des espaces non accessibles au public ou en dehors des horaires d’ouverture au public.